《电子档案管理系统基本功能规定》解读

为了进一步规范电子档案管理过程，促进提升电子档案管理科学化、规范化、系统化水平，确保电子档案真实、完整、可用与安全，2017年12月15日，国家档案局印发了《电子档案管理系统基本功能规定》（以下简称《功能规定》），并于公布之日起正式实施。2001年6月5日国家档案局公布的《档案管理软件功能要求暂行规定》同时废止。《功能规定》对各级国家综合档案馆电子档案管理工作的档案接收、档案整理、档案保存、档案利用、档案鉴定与处置、档案统计、系统管理作出了明确的规定，对电子档案管理的核心要素电子档案管理系统提出了规范化的要求，对各级档案部门规范使用电子档案管理系统有很强的指导作用。为更好的指导档案部门规范开放使用电子档案管理系统，国家档案局技术部编写了《电子档案管理系统基本功能规定》解读，供各级档案部门参考执行。

一、文件印发的重要意义

各行各业办公自动化系统的广泛应用产生了大量的电子文件，这些电子文件归档形成的电子档案都需要进行管理和长期保存、利用。为了不断提升工作质量、降低资源浪费，满足国家信息化发展需要，档案部门大力推进开展电子文件归档工作。而此项业务工作的开展，注定离不开电子档案管理系统。2001年6月，国家档案局印发了《档案管理软件功能要求暂行规定》，但伴随信息技术的发展与新业态的不断产生，该规定已经无法适用于今后电子档案管理系统的开发和应用，迫切需要立足全国档案工作发展全局视角对电子档案管理系统的基本功能进行明确规定，引导档案信息化的健康发展，提升各级档案部门电子档案管理系统以建设水平为目的新规范出台。2016年底，国家档案局技术部牵头启动了《功能规定》文件的起草工作，先后组织了10余次研讨会，邀请了国家档案局相关部门、北京市档案局、天津市档案局、清华大学、人民大学和部分技术企业的专家，对文稿的体例、框架、文字以及内容等进行了全面讨论。经反复论证和广泛征求意见，最终形成了正式公布的《功能规定》。

《功能规定》基于对现有电子档案管理系统功能分析，电子档案管理业务应用现状分析、电子档案管理系统相关规范性文件和标准关联性分析，充分研究并设计了电子档案管理系统功能框架，解决了国内电子档案管理领域存在的功能不完整性和不确定性困扰，对档案管理软件基础模块的功能设计提出了明确要求，对于档案管理标准化程度的提高起了重要作用。

《功能规定》秉承开放、适用原则，要求系统具有开放和可扩展的体系架构，满足各级各类档案馆基础业务应用和未来发展的需求。《功能规定》中的条款内容突出了基本业务特点，规定了电子档案管理系统的基本功能应满足电子档案移交接收、长期保存、共享利用和安全可靠等业务需求，以电子档案管理流程各环节为主线，有效促进各级各类档案馆开发和应用电子档案管理系统的规范化建设。《功能规定》中的每一项要求，都是电子档案管理系统应具备的必要功能，规定内容立足于电子档案管理宏观环境，从电子档案的安全和利用的角度出发，强调了档案管理系统的可靠性、可用性、兼容性。技术公司必须遵循《功能规定》的各项要求来开发此类系统。《功能规定》的出台，有利于电子档案管理系统实现科学化、规范化建设，有利于实现电子档案更好地共享及利用，有利于档案业务人员利用电子档案管理系统实现对电子档案的科学、高效和安全管理。

    二、文件的主要内容

《功能规定》按照规范性文件体例编制，共10章45条，以国家各级各类档案馆开展电子档案管理职能为基准，以电子档案管理业务的工作流程为主线，以档案管理软件设计时的各个功能模块需求为章节，包含了总则、系统总体要求、档案接收、档案整理、档案保存、档案利用、档案鉴定与处置、档案统计、系统管理和附则共10章内容，有力地推动电子档案管理系统建设实现科学化、规范化发展，进而实现电子档案更好地共享及利用，确保电子档案准确、完整、可用和安全。考虑到电子档案实际管理对象的特点，针对电子档案管理的实际情况，立足宏观档案网络环境，从电子档案的安全和利用出发，对电子管理系统提出了具体的要求。

 1.系统总体要求：

《功能规定》提出电子档案管理系统结构应具备开放性、可拓展性、灵活性，系统运行应安全可靠，根据保存和利用的业务要求建立相应的数据库，能够保管符合国家、行业标准规定的各类电子档案，能够具备对实体档案进行辅助管理的功能。第一章第二条中解释了“本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。”明确了系统必备的功能，规定了系统建设应依据先进、使用、安全、发展的原则。根据电子档案管理系统实际情况，落实责任部门和责任人，确立统一的管理机制，明确电子档案管理责任，保存电子档案管理的关键业务过程记录，采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全。

为实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换，满足当前及可预见时间内的业务需求，电子档案管理系统还应当具备开放性和可拓展性，能够灵活的定义和部署电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等。

 2.电子档案接收与整理：

《功能规定》提出电子档案管理系统应具备电子档案接收、处理、格式转换、著录及备份等功能，能够对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查，电子档案应满足《电子文件归档与管理规范》要求，对不合格的电子档案进行标注，对合格的电子档案进行登记。满足对电子档案在线和离线进行批量接收、整理、保存的需求，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，保存移交接收及整理的处理记录，通过电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案目录，赋予电子档案唯一标识，并与电子档案相关联。电子档案管理系统还需要具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能。

 3.电子档案保存：

《功能规定》提出电子档案管理系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、监测与管理，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。为防止数据丢失，电子档案管理系统应定期进行数据备份，并记录数据备份的时间、介质等相关信息，确保数据备份的安全可靠性。

系统应具备对电子档案存储状况的监控及警告功能，对于存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，并对警告事项处理过程进行跟踪与记录，以便后续进行处理。

 4.电子档案利用、鉴定及处置：

《功能规定》提出电子档案管理系统应具备对档案检索、借阅、鉴定等功能，记录利用、鉴定与处置的责任人员、意见和时间等信息。电子档案利用中，检索是非常关键的一个环节，电子档案管理系统的检索功能应当做到具备多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地输出。为了更好地提供利用，系统还应当具备电子档案在线借阅服务功能，支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等处理。

档案鉴定是指档案管理部门依据一定的原则、方法和标准，科学地判断单位档案历史与现实的价值，确定其保管期限的管理行为。电子档案的管理中也需要鉴定，电子档案管理系统可以根据电子档案的目录信息及保管期限设置，对系统内的电子档案进行管理，对到期的电子档案进行鉴定处理，判定电子档案的价值，确定其保管期限、公布情况、利用范围，并对其做相应处理。在完成鉴定处理后，需要根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例、《档案馆工作通则》、《关于进一步加强档案安全工作的意见》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制适用范围的暂行规定》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关法律法规规范的规定，检查档案鉴定、解密、公布、借阅等是否合规，是否规范。

5.档案统计：

为了更好地管理电子档案，需要了解电子档案的详细情况，电子档案管理系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能，按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计，并可对电子档案的接收、整理、保存、坚定、利用等关键业务过程工作情况进行统计。统计后的系统及电子档案信息应可通过系统内置的报表制作工具输出，报表应支持用户进行自定义设置，输出符合管理需求的相应样式报表。

6.系统管理：

电子档案管理系统应提供电子档案数据库及其存储结构、电子档案分类方案的定义与配置功能，支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理；还应内置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案；应支持对会计、业务类等专业档案分类体系的设置。系统可以对电子档案的后台数据库及存储附件或数字化副本结构定义与配置功能，这些功能在档案门类及其元数据定义中实现，分类方案可以自定义并维护，维护中包含类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理，并支持自定义设置。

《功能规定》提出电子档案管理系统应具备用户信息管理的功能，支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能，支持电子档案管理用户的分组、分类管理，以及按照功能和数据进行授权等功能。三员不浏览和管理档案数据，只能管理系统用户、权限、配置等基础信息。其中系统安全保密员具备系统角色和权限分配权限，系统安全审计员具备系统日志管理权限，系统管理员具备其他系统配置相关权限。