常见问题解答（第一期）

1.全宗卷整理要求，以及如何分类？

解答：全宗卷参照《全宗卷规范》（DA/T12-2012）要求进行整理，其中全宗卷主要内容包括以下九类：

（1）全宗介绍类：全宗指南（全宗介绍），组织沿革，大事记；

（2）档案收集类：档案接收工作办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料；

（3）档案整理类：档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表，整理工作方案，整理工作说明和小结等；

（4）档案鉴定类：档案鉴定相关制度，成立鉴定领导小组相关文件、涉密档案解密审核情况、档案开放与控制情况的相关文件等；

（5）档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查工作记录，库房温湿度记录表等；

（6）档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表等；

（7）档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案利用效果典型事例等；

（8）新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告，档案信息化和数字化工作情况等；

（9）其他类：管理全宗档案中形成的综合性业务工作规范、管理制度等文件材料等。

2.国家综合档案馆接收档案的门类包括哪些？ 

解答：根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第9号），按照《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）第二十三条机关档案的包括内容，国家综合档案馆接收档案门类主要包括：

（1）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；

（2）机关履行行业特有职责形成的专业档案；

（3）照片、录音、录像等音像档案；

（4）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；

（5）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案等。

3.跨年度的文件如何归档？

解答：

（1）跨年度的请示与批复，归入批复年度；

（2）跨年度的规划、计划，一般归入文件的内容针对的第一个年度；

（3）跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；

（4）跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；

（5）跨年度的诉讼案件材料，应归入结案年度。

4.文书档案盖归档章时文件首页上方已无空白处，需要加空白页盖归档章吗？加了空白页归档章后这张需不需要编页码？

解答：盖归档章时文件首页上方无空白处，可在首页其他空白位置加盖。如首页无法盖归档章的，可以加空白页盖归档章；加了空白页盖归档章后，这张空白页需要标页码。

5.会计档案中的工资册归到四大类中的哪类？档号怎么编制？

解答：工资册属于会计档案中的凭证类。

档号的编制：全宗号-档案门类代码·类别代码·年度-保管期限代码-案卷号，如0000-KU·PZ·2023-D30-001（其中“KU”表示“会计”、“PZ”表示“凭证”、“D30”表示“定期30年”）,单位每年产生的会计档案少，案卷号可不分年度排大流水，会计档案每年产生数量多的，案卷号在每年度排小流水号。

6.档案开放的时间要求是什么？哪些情况下调整开放期限？

解答:根据《档案法》第二十七条，县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放。经济，教育，科技，文化等类档案，可以少于二十五年向社会开放；涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案，可以多于二十五年向社会开放。国家鼓励和支持其他档案馆向社会开放档案。档案开放的具体办法由国家档案主管部门制定，报国务院批准。

7.单位和个人如何利用档案？

解答:档案馆可以通过阅览、复制和摘录等形式，依法提供利用档案。

单位和个人持合法证明，可以利用已经开放的档案。

单位和个人可通过到馆查档、电话预约、网上服务等形式利用档案。

利用档案涉及知识产权，个人信息的，应当遵守有关法律、行政法规的规定。

8.档案的公布权限如何规定？

解答:属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何单位和个人无权公布。非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案，档案所有者有权公布。

公布档案应当遵守有关法律、行政法规的规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

9.提供利用的档案复制件有效吗？

解答:档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以复制件代替原件。数字、缩微以及其他复制形式的档案复制件，载有档案保管单位签章标识的，具有与档案原件同等的效力。

10.突发事件中如何快速响应利用需求？

解答:国家档案主管部门应当建立健全突发事件应对活动相关档案收集、整理、保护、利用工作机制。

档案馆应当加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用，为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。

11.人事档案应在哪里查询？

解答：毕业后，如果到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，档案转递到就业单位或定向单位。到非公单位就业、灵活就业以及自主创业的，转递到就业创业地或户籍地公共就业人才服务机构。暂未就业的，可以本人意愿转递到户籍地公共就业人才服务机构，或按规定在高校保留两年。教育部门已建立高校毕业生去向登记制度，高校按照毕业生填写的毕业去向登记信息转递档案。毕业生可通过原就读高校相关部门查询档案转递信息。

12.开展档案数字化工作有什么依据？

解答：《中华人民共和国档案法》规定，各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。《机关档案管理规定》规定，机关应当开展数字档案室建设，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。

13.什么是档案数字化？

解答：档案数字化是档案信息化的重要组成部分，也是实现档案信息化的基础工作。档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

14.电子档案是否具有与传统载体档案同等的法律效力？

解答：《中华人民共和国档案法》明确规定电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用，不能仅因为电子档案采用电子形式而否认其法律效力，《电子档案管理办法》中同样明确了电子档案与传统载体档案具有同等效力。

15.开展传统载体档案数字化扫描分辨率有什么要求？

解答：一般来说，纸质档案的扫描分辨率采用300dpi以上。照片档案、文字密集的档案、珍贵档案可以使用600dpi或更高的分辨率。

16.纸质档案OCR一般有什么质量要求？

解答：一般来说，依据《纸质档案数字化复制件光学字符识别（OCR）工作规范》，纸质档案OCR要做到4个方面的质量要求：

1.在识别准确率方面，要求纸质档案OCR对档案中文、数字、英文印刷体的识别准确率应达到95%以上，对常用签名识别准确率达到90%以上，对手写体识别准确率达到80%以上；

2.在抗躁能力方面，要求能够有效屏蔽较大程度的噪点干扰，准确判别纸质档案数字复制件上的污点、污线、黑边、纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等；

3.在识别速度方面，要求在主流计算机软硬件平台下A4纸幅面中文识别速度不低于1000字/秒，英文识别速度不低于2000字/秒；

4.在版面还原方面，要求采用分栏技术，智能分析中文（简体、繁体）、英文字体，文、表、图混排文本，识别后无需人工干预，自动还原排版且还原度达到90%以上，实现复杂版面的精确还原。